Excel 2007 - Super Cases - Maquina Mortifera Federal

Estamos em ano de eleição e nada mais adequado do que fazermos um Super Case baseado na Máquina Mortífera Federal. Nada pessoal, mas penso que temos muitas oportunidades de redução de gastos públicos e aumento de arrecadação sem deixar a população cuspindo fogo.

Partindo do princípio que alguns elementos que geram gastos pouco ou nada contribuem para que a "Máquina" funcione vamos imaginar olhando na figura 01 que representa o cenário atual, quais gastos vamos eliminar para tornar o saldo positivo.

Figura - 01

Vamos aos ajustes:

1 - Reduzir em 50% o quadro de Deputados Federais (a tal inutilidade pública)
2 - Reduzir o Imposto de renda em 20% para aumentar a renda da população fazendo-a consumir mais e assim gerar mais receitas em outros impostos IPI/PIS/COFINS os quais são impostos relacionados com a indústria e comércio.
3 - Aumentar os investimentos em 10% para aquecer a economia e com isto gerar 10% a mais na arrecadação de todos os impostos.

Vamos por etapas...

Etapa 1
Observe que com a simples redução de 50% no quadro dos inúteis, quero dizer, Deputados Federais o saldo já se torna positivo. Veja figura 02 abaixo:

Figura - 02

Etapa 2
Agora vamos a uma parte mais complexa. Reduzir o imposto de renda, significa deixar que o povo cuide do seu dinheiro do jeito que quer, ou seja, consuma em produtos e serviços ao invés de dar dinheiro pra político corrupto (calma Tio Ilmo, contenha-se). Este imposto é o mais nocivo de todos, visto que além de ser elevado não é oriundo do aumento da produção e sim da renda das empresas e pessoas. Com a redução de 20% deste imposto, imagina-se que este dinheiro vai gerar consumo, que vai gerar mais venda, que vai gerar mais produção, que vai gerar mais impostos ao governo. Bingo!!!

Vamos a conta:

No nosso Super Case, o valor do IR arrecadado é de R$ 832 milhões, se o reduzirmos em 20% cai para R$ 665 milhões. Queda de  R$ 167 milhões na arrecadação do IR. Num cálculo estimado, vamos supor que o povo consumisse toda esta redução do IR, ou seja, comprasse produtos e serviços com estes R$ 167 milhões. Os impostos ligados a produção somam R$ 920 milhões que juntos arrecadam  10,5%  a mais que o IR para a Máquina Mortífera Federal. Sendo assim sub-entende-se que estes impostos subiriam 20% devido ao aumento de consumo da população. 20% de R$ 920 milhões são R$ 184 milhões. R$ 17 milhões a mais na arrecadação se comparado a perda de receita do IR.

Estes cálculos são bastante simplistas para tornar mais didático o exercício. Nosso objetivo aqui não é ensinar como são calculados os elevados impostos da "Máquina Mortífera Federal". Sejamos simples, rs.

Veja como fica o saldo na figura 03 após os ajustes da fase 2.

Figura - 03

Etapa 3
Agora para fechar com chave de ouro vamos aquecer a economia aumentando investimentos. Investir no país faz a Máquina andar mais rápido e acelerar a produção e o comércio. Novas estradas, novos portos, novos aeroportos e aumento da tecnologia também ajudam a diminuir a corrupção e a sonegação. Tudo isto resulta em aumento de arrecadação de impostos. No nosso Super Case, um aumento de 10% nos investimentos que estão em R$ 1 bilhão de reais, ou seja, R$ 100 milhões a mais vão gerar um aumento de R$ 225 milhões em impostos. Um ganho de R$ 125 milhões já abatido o valor do investimento. Que beleza!

Finalizando nosso exercício, veja como o saldo da balança da Máquina subiu de um negativo de R$ 69 milhões para um saldo positivo de R$ 304 milhões com três medidas simples e inteligentes. Um aumento de R$ 373 milhões. Este saldo poderá ser investido no ano seguinte e assim movimentar a economia gerando reservas de outras fontes, como por exemplo a Exportação. Não vamos tão longe no nosso Super Case, tá?

Veja o quador final na figura 04 abaixo:

Figura - 04

Se quiser obter o arquivo usado neste Super Case siga este link:

Máquina Mortífera Federal

Excel 2007 - Super Cases - Reprodução de Vacas - Etapa 3 (Final)

Agora a última etapa de nosso Super Case vai mostrar como com fórmulas muito simples, porém com uma técnica apurada se faz uma planilha profissional.

Sem muita firula repita o procedimento dado para as primeiras 10 vacas adquiridas para as vacas nascidas, ou seja, identifique-as com uma cor diferente e depois complete o seu ciclo de vida. Veja a figura a seguir para entender melhor: (clique na figura para ampliá-la)

Figura - 01

Observe que já adotamos uma cor diferente para todas as novas ninhadas. Assim quando replicarmos a fórmula do ciclo de vida a cor será mantida para aquela ninhada permitindo acompanhar visualmente a idade dos animais a cada ano que passa. Observe que no ano 2014 já temos dois grupos de vacas em período fértil, aquelas assinaladas em azul e as verdes. Sendo assim neste ano ao invés de nascer apenas 10 vacas, vascerão 20 vacas. Este número vai subir a cada ano como vamos observar na próxima figura.

Figura - 02

A figura 02 mostra todos ciclos das ninhadas identificadas por cores, ou seja, a cor dada para cada ninhada que nasce é mantida ao longo dos anos para que ela seja identificada.

Vamos analisar alguns dados na tabela:

Note que no ano 2017 nasceram 50 bezerras identificadas pela cor vermelha. Estas 50 bezerras são filhas de 4 grupos de vacas diferentes, sendo fácil de ser identificadas nas colunas do período fértil do ano de 2017. O grupo que tem 3 anos de idade em 2017 tem um total de 20 vacas. Estas 20 vacas nasceram em 2014 e agora contribuiram para o nascimento desta nova ninhada de 2017.

Note que a cada ano o tamanho da ninhada é maior saindo de 10 bezerras em 2011 para 310 bezerras nascidas em 2023. Isto ocorre porque a cada ano mais bezerras entram no período fértil. O crescimento é exponencial.

Respondendo a pergunta inicial do exercício, no ano de 2023 você se tornará o rei do gado com mais de 1000 vacas pastando na sua imensa fazenda.

A idéia dos Super Cases é não apenas usar o Excel, mas aprender a analisar os dados obtidos a partir de um caso e suas premissas. Note que o único número digitado nesta planilha foram as 10 vacas adquiridas inicialmente. Os demais dados foram calculados usando fórmulas simples do Excel. O mais complexo num estudo com este não são as fórmulas usadas, mas o expertise usado para desenvolver o exercício e torná-lo simples de ler para o seu público alvo. Este é um bom exemplo que vai diferenciar um usuário medíocre com vários conhecimentos técnicos do Excel de um maestro do Excel cujos recursos usados são básicos porém manejados com maestria.

Obtenha o arquivo em Excel 2007 deste exercício aqui.

Um grande abraço e até o próximo Super Case do Tio Ilmo.

Excel 2007 - Super Cases - Reprodução de Vacas - Etapa 2 (Cálculos)

De posse do esboço, vamos começar a povoar a tabela com números e cálculos. O primeiro número a ser alimentado é o total de bezerras compradas. São 10 bezerras de 2 anos de idade. Digite este número na célula apropriada.

O exercício cita que a idade fértil começa aos 3 anos de idade. Portanto vamos admitir que no ano em que a vaca completa 3 anos ela concebe sua primeira bezerra. Nesta faixa de dados deverão ser preenchidas duas informações as 10 vacas com 3 anos de idade e suas crias com zero anos de idade.

Veja a figura 01 para ficar mais claro: (Clique na imagem para ampliar)

Figura - 01

Note que se no ano de 2010 as bezerras tinham 2 anos em 2011 as mesmas bezerras terão 3 anos. Em 2011 as bezerras entram no período fértil e concebem 10 bezerras recém nascidas (zero anos de idade).

Para não ter que digitar 10 vacas com 3 anos de idade em 2011, foi feito o endereçamento da célula G8 a partir da célula F7. Da mesma forma na célula D8 foi feita a soma das células G8 até J8. As colunas G até J representam o período fértil e sempre será feita a soma destas colunas para preencher os dados da coluna D onde se encontram as bezerras recém nascidas. Analise atentamente este ponto, pois uma planilha profissional deve prever as possibilidades mesmo que os números ainda não estejam preenchidos na planilha. Se o exercício prevê que as vacas são férteis de 3 a 6 anos deve ser previsto o nascimento de bezerras para todo este período. Isto ficará mais claro na sequência do exercício.

Agora vamos colocar mais uma pitada de complicação na nossa receita para se tornar rei do gado.

Observe bem a figura 02 a seguir e os comentários que se seguem:

Figura - 02

As fórmulas foram replicadas para as células seguintes tanto para bezerras nascidas quanto para aquelas adquiridas inicialmente. No caso das bezerras ao serem adquiridas tinham 2 anos foi dado uma sequência no seu ciclo de vida até que elas completasses 15 anos. Depois deste período o exercício diz que elas morrem. Isto explica por que nosso exercício vai do ano 2010 até o ano 2023.

Procurei dar uma cor específica (no caso azul) para demonstrar claramente que se tratam das mesmas vacas iniciais e que elas foram envelhecendo ao longo dos anos iniciando como bezerras de 2 anos, passando pelo período fértil 3 a 6 anos e depois seguiram até completarem os 15 anos de idade. Observe isto na tabela.

Quanto às crias apenas repliquei a fórmula de soma para as células abaixo. Notem que de 2011 a 2014 foram 40 crias geradas das vacas adquiridas inicialmente. Na próxima etapa vamos explicar como as bezerras recém nascidas crescem se tornando reprodutoras assim como ocorreu com aquelas adquiridas inicialmente.

Vá para a Etapa 3

Excel 2007 - Super Cases - Reprodução de Vacas - Etapa 1 (Montando o Esboço)

Vamos estrear nosso primerio Super Case com um exercício chamado Reprodução de vacas. Se você quer despertar o senso analítico e definitivamente desenvolver a técnica de elaboração de planilhas a partir de casos práticos do dia a dia, não perca os Super Cases. A idéia é que você desenvolva o raciocínio lógico e não somente acumule um monte de ferramentas na sua "mesa" de trabalho chamada Excel sem saber o real potencial de cada uma delas.

Vamos ao caso ou Super Case "Reprodução de Vacas".

Imagine que você é um aspirante a criador de gado e quer se tornar o rei do gado em menos de 15 anos de trabalho.

A idéia é que você invista suas economias na compra de 10 bezerras e após alguns anos chegue a mais de mil cabeças de gado. Não vamos tratar aqui de toda logística de ter uma criação de gado, apenas vamos dar algumas premissas para que você construa uma planilha que demonstre claramente como chegar ao objetivo.

Premissas:
1 - As 10 bezerras compradas inicialmente tem 2 anos de idade cada.
2 - O período fértil das vacas se dá entre o terceiro e sexto ano de vida.
3 - As vacas vivem até os 15 anos.
4 - Durante o período fértil cada vaca gera uma bezerra por ano.

Pergunta: Quanto tempo vou levar para chegar às 1000 vacas?

De posse destas informações vamos esboçar uma planilha para resolver o problema. O primeiro e principal passo para elaborar uma boa análise é a montagem do esboço. Veja na figura 01 abaixo como seria o esboço da planilha com base nas informações acima. (Clique na imagem para ampliar).

Figura - 01

Vamos analisar detalhadamente este esboço:

1 - Nas linhas foram colocados os anos de 2010 até 2023 e nas colunas a idade de 0 a 15 anos.

Note que a informação de idade máxima é dada claramente no exercício e é por esta razão que colocamos como limite a idade de 15 anos. Entre 2010 e 2013 são 14 anos de análise, ou 14 linhas no Excel. Este total de linhas pode ser maior ou menor dependendo da necessidade que só saberemos após fazermos todos os cálculos. Por esta razão escolhemos esta variável para por nas linhas e não nas colunas da planilha. O ideal é que suas tabelas não tenham uma infinidade de colunas, pois dificultaria a análise. O total de linhas é mais flexível do ponto de vista analítico. (Anote aí esta dica, pois isto não se ensina em cursinhos básicos nem avançados de Excel). Talvez seja por isto que o Excel tenha mais de 60 vezes linhas do que colunas.

2 - Note que quebramos as colunas em três faixas de idade. De 0 a 2 anos chamamos de "Bezerras", de 3 a 6 anos de "Período Fértil" e de 7 a 15 anos "Idade Não Fértil".

Esta separação é importante para deixarmos mais claro o critério de cálculo. Note que nas premissas estas faixas etárias são mencionadas e mesmo não sabendo que cálculos faremos já subentende-se que esta separação será muito útil.

No final já agregamos uma coluna de Total com uma fórmula simples de soma.

3 - Sem exagerar, procure utilizar os recursos de formatação possíveis para dar ênfase nas informações de sua tabela. As cores foram utilizadas para destacar as faixas etárias e Negrito e Alinhamentos de textos foram utilizados para enfatizar e alinhar títulos. Estude as video-aulas do Tio Ilmo para saber mais sobre os recursos de formatação do Excel.

Para um usuário avançado estas etapas podem ser enfadonhas, mas para um usuário leigo ou mesmo alguns veteranos irão desenvolver a técnica necessária na elaboração de uma planilha com aspecto profissional e de fácil leitura.
Na próxima etapa vamos começar a colocar e analisar nossos cálculos na planilha.
Vá para a Etapa 2

Super Dicas Excel - Google Sites

Olá galera,

Com o objetivo de tornar cada vez mais organizado o nosso Blog sobre o Excel, criei um Site no Google Sites para abrigar de forma organizada todas as Super Dicas de Excel que forem criadas. O legal é que estou estabelecendo uma ordem por nível Básico, Intermediário e Avançado para que você se situe melhor no que você se considera habilitado a usar. Hoje são apenas 9 Super dicas, mas elas podem se tornar centenas com o passar do tempo.

Semanalmente novas Super Dicas serão acrescentadas a esta lista que espero em breve cruze a barreira de 100 Super Dicas.

Em breve vocês serão premiados com uma novidade que o Tio Ilmo está preparando. A novidade vai se chamar "Super Cases". Assim como as Super Dicas, os Super Cases vão concretizar meu sonho de criar um bando de Maestros do Excel ao redor do mundo.

Os cursos disponiveis por aí treinam alunos para serem usuários medíocres, medianos ou programadores vorazes de VBA, o Tio Ilmo prefere treinar usuários para se tornarem "MAESTROS" do Excel. Os "maestros" do Excel são usuários preparados para resolverem problemas comuns do dia a dia com criatividade e isto vai muito além dos recursos das planilhas eletrônicas como o Excel. Tem que treinar a caixa craniana do cidadão,rs. Os maestros saem da caixinha (de som) e rompem a barreira do som, pois regem uma orquestra de soluções (agora fui poético). Estes caras são preparados para resolverem problemas corporativos e pessoais sem complicação, usando a imaginação. Aqui vocês desenvolverão o seu raciocínio lógico muito mais do que decorar uma imensidade de funções do Excel. O Excel vai ser apenas a ferramenta, o artista é e sempre será você.

Torne-se um seguidor do Blog Curso Excel do Tio Ilmo e não se conforme em ser o segundo a saber das novidades. Seja o primeiro maestro!

Veja a lista das Super Dicas no link abaixo:

Super Dicas Excel

Abraços,

Tio Ilmo

Curso Excel - Tio Ilmo (Mais de 100.000 donwloads)

O curso de Excel do Tio Ilmo já é um ícone na  Internet. Com mais de 100.000 downloads das vídeo-aulas é sem sombra de dúvida um sucesso nacional e internacional.

Hoje as aulas estão hospedadas em dois grandes servidores:
4Shared - Video Aulas do Tio Ilmo
Medifire - Video Aulas do Tio Ilmo

Se você tem acompanhado as Super Dicas do Tio Ilmo e quer aprender mais sobre Excel não deixe de baixar as aulas nos links indicados acima.

Não posso enviar as aulas em outros meios, pois os arquivos são grandes.

Um grande abraço à todos.

Tio Ilmo

Excel 2007 - Super Dicas - SomaSe (Muito além do básico)

Muitos de vocês já devem ter usado o SOMASE do Excel em seus trabalhos, entretando creio que poucos andaram um milha extra com esta função. O que eu quero dizer com andar uma milha extra, é sair da caixinha e usar as funções básicas do Excel com maestria. Ao usar de forma inteligente e produtiva qualquer função do Excel, vai diferenciar o usuário mediano do usuário avançado.

Alguns pensam que para ser usuário avançado, basta dominar VBA e Macros. Estes eu chamaria de técnicos ou programadores.

Eu penso que na Super Dica de hoje você vai aprender uma das inúmeras técnicas que somente andando a milha extra o credenciará a ser um usuário realmente avançado.

Vamos começar pelo básico:

Na figura 1 você nota o uso básico, porém muito útil do SOMASE:

Figura - 01

Analise cuidadosamente a sintaxe da função SOMASE. Note que ela usa uma variável (no exemplo a Categoria) para fazer um resumo do estoque de peças "fantasiosas" de automóveis. Quem já não foi ao mecânico e se sentiu com cara de conteúdo quando ele tentou explicar o problema do seu carro?

Voltando ao exercício...

Apenas explicando cada parte da função:
Primeiro você coloca o intervalo onde se encontram as variáveis que se quer somar. Neste exemplo é a coluna da tabela onde se encontram as categorias A,B,C e D.
Segundo, vem o critério que é a Categoria que se quer somar.
Terceiro o intervalo onde estão os valores a serem somados. Neste caso o valor do estoque.

A função chamase SOMASE porque ela só soma os dados que se enquadram no critério selecionado.

Na figura 2 abaixo apenas estou demonstrando que é necessário fazer uma soma dos resumos por categoria para verificar se o total amarra com o total da tabela. Sempre faça esta checagem nos seus resumos.

Fugura - 02

Agora nós vamos andar a tal da Milha Extra. Para começar note que criei uma coluna para identificar quais produtos tem seus estoques menores do que dois meses de vendas. Usei a fórmula condicional SE já explicada em uma das video-aulas do curso de Excel do Tio Ilmo.

Na coluna "Cobertura" à esquerda da coluna "Em Risco" aparece uma conta simples que mostra para quantos meses de vendas o estoque é suficiente. Todos os estoques que tiverem um índice menor do que 2 (dois) aparecerá como "Sim" na coluna "Em Risco". O que quero dizer é que o estoque está muito baixo e precisamos comprar mais produtos para repor.
Veja isto na figura 3 a seguir:

Figura - 03

Agora vamos mostrar o segredo para usar o SOMASE de forma profissional.

Observe na figura 4 a seguir que criei uma coluna chamada "Chave". Nesta coluna coloquei uma função de texto para concatenar a informação da coluna "Categoria" com a informação da coluna "Em Risco" formando uma nova informação que será a chave para o outro resumo que criaremos para o SOMASE.

Figura - 04

Para finalizar observe na figura 5 o segundo resumo que fizemos usando o SOMASE, só que agora o resultado será quanto do meu estoque em cada categoria está em risco de acabar em menos de dois meses.

Figura - 05

Tudo o que fizemos, foi criar uma condição onde possamos ler uma informação que não estava disponível na tabela original de nossos estoques. Isto é o que chamo de andar uma milha extra. Muitas pessoas por não usarem uma técnica simples com esta sofrem somando manualmente todas as informações que atendem esta demanda olhando diretamente na tabela. Numa lista de 20 itens isto pode ser fácil, mas imagine que a tabela tenha mais de 30.000 itens.

Agora que você andou esta milha extra, faça novos exercícios com situações do seu dia a dia.

Para baixar o arquivo usado neste exercício, siga o link:

SOMASE

Abraços e até a próxima Super Dica do Tio Ilmo

Excel 2007 - Super Dicas - Formatação Condicional

Agora uma dica um pouco mais avançada e que ajuda muito quando se quer visualizar rapidamente onde temos problemas a serem resolvidos no nosso dia a dia. No exercício proposto temos objetivos de vendas que quando não alcançados irão sinalizar em vermelho a variação negativa usando o recurso de formatação condicional do Excel.

Todo exercício que envolve condicionais se tornam um pouco mais complexos, pois você precisa ter noções básicas de como usar sinais lógicos matemáticos tais como maior, menor, igual, maior ou igual etc...

Se você domina estes sinais, acompanhe este interessante exercício:

Figura - 01

O objetivo deste exercício é sinalizar com cores os valores das colunas de variação da tabela da figura 1 acima. Note que os resultados alguma vezes é negativo e outras positivo. Vamos preencher em vermelho s resultados negativos e os positivos em verde. Desta forma, uma rápida olhada na planilha nos chamará a atenção para os resultados que não são satisfatórios, bem como os bons resultados.

Figura - 02

Na figura 2 acima está destacado o menu que aciona a Formatação Condicional e adiciona novas regras.

Figura - 03

Na figura 3 demonstramos como acionar uma regra do tipo "É menor do que"para uma determinada célula.

Figura - 04

Na figura 4 definimos que se o resultado for menor do que zero a célula será preenchida com a cor vermelha.

Figura - 05

A figura 5 mostra que é possível ao mesmo tempo que foi preenchida em vermelho a célula pode receber uma formatação na fonte do texto. No caso colocamos o texto em branco e negrito. É possível fazer outras formatações na célula como bordas e números.

Figura - 06

Depois de feita a primeira regra, outras regras podem ser acrescentadas usando o menu de "gerenciar regras". No nosso exercício vamos seguir os mesmos passos da primeira regra e usando o "Gerenciar Regras" adicionar uma nova regra para colorir de verda os resultados positivos.

Na figura 7 abaixo você verá o resultado final da planilha após a formatação.

Figura - 07

Observe que rapidamente ao olhar a tabela você já identifica onde estão os problemas. Apenas reforçando que esta formatação é condicional, ou seja, se os valores mudarem na planilha ela automaticamente fará os ajustes de cores.

Caso queira a planilha usada neste exercício baixe no link abaixo:
Formatação Condicional

Assista a série de Video Aulas de Excel 2007 do Tio Ilmo

Excel 2007 - Super Dicas - Listas Personalizadas

Mais uma dica para você ganhar produtividade. O Excel 2007 permite que você grave as suas próprias Listas Personalizadas dentro do registro. Mas pra que é que elas servem? Imagine que você tenha que repetir muitas vezes uma lista de palavras, tais como os meses do ano no cabeçalho de uma planilha. Com as Listas Personalizadas do Excel, basta digitar o primeiro mes, no caso Janeiro que os demais meses serão automaticamente preenchidos com um simples arrastar do Mouse.

Siga as ilustrações a seguir e ganhe tempo na construção da estrutura de suas planilhas:

Na figura 1 abaixo você deve acionar o menu de Opções do Excel a partir daquele botãozão que fica no alto a esquerda da sua tela. Após confirmar as Opções do Excel, vai aparecer a tela abaixo onde você deve clicar no botão Listas Personalizadas.

Figura - 01

Depois, a próxima figura mostra uma tela onde constam 4 listas que vêm como padrão no Excel. Elas tem a ver com o calendário, tipo a sequência da semana e do mês. Estas listas não podem ser alteradas ou eliminadas, pois são nativas do Excel. Mas o Excel permite que você crie as suas próprias listas que podem se referir a qualquer coisa, tais como uma sequência em Inglês do calendário, uma lista do tipo, Ótimo, Bom, Regular, Fraco ou qualquer outra sequência que você use com bastante frequência. Só justifica criar uma lista personalizada se ela for usada com frequência. Escolha bem as suas para ter listas ociosas ocupando espaço no registro do Excel.

Figura - 02

Vamos criar uma lista personalizada e testá-la. Veja na figura 3 abaixo com isto é feito:

Figura - 03

Note na figura 3 acima que após clicar em "NOVA LISTA", você deve listar na coluna ao lado as palavras que formarão sua lista separadas por vírgula. Esta lista também pode ser importada de uma região da planilha conforme se pode ver abaixo das entradas. Basta mencionar a área onde está a lista e clicar o botão Importar.

Agora vamos testar nossa nova lista:

Figura - 04

Neste exercício a lista criada tem apenas tres palavras : "Primeiro, Segundo e Terceiro".

Conforme mostra a figura 4 acima, ao digitar a palavra "Primeiro" em uma célula de sua planilha, o Excel já reconhece que esta palavra pertence a uma lista personalizada. Se você clicar naquele ponto preto da célula até aparecer a pequena cruz preta e arrastar o mouse, as demais palavras da lista aparecerão automaticamente na direção que você arrastar o mouse, seja no sentido horizontal ou vertical da planilha. Note que neste caso temos apenas tres palavras e se você arrastar o mouse por mais de duas células a primeira palavra volta a aparecer formando um "looping" da série contida na lista.

É possível excluir suas listas personalizadas se for necessário.

Vlw galera e até a próxima Super Dica.

Excel 2007 - Super Dicas - Substituir

Quando utilizados com maestria os comandos mais simples do Excel produzem resultados fantásticos. Vou demonstrar num exercício simples como tirar proveito do popular comando "Substituir" do Excel.

No exercício que vou demonstrar, por uma questão didática vou usar poucos dados, mas imagine a mesma funcionalidade se aplicada a milhares de dados.

Seguem as figuras: (clique nas figuras para ampliá-las)

Na primeira figura você pode ler no texto escrito na planilha a proposta do exercício que visa transformar toda a lista de alunos em aprovados usando o comando substituir para isto.

Figura - 01

Basta clicar no ícone em forma de binóculo e optar por substituir. Este ícone pode ser encontrado na barra de ferramentas personalizada ou na faixa de Opções. Logo que se seleciona Substituir, uma tela suspensa vai solicitar os parâmetros para Substituir dados após localizá-los. No exercício proposto na coluna de aprovação de alunos, encontram-se registros com as palavras "Sim" e "Não". A idéia é substituir todas as palavras "Não" por "Sim". Veja a figura 2 abaixo:

Figura - 02

Nunca esqueça de selecionar a faixa de células desejadas antes de confirmar o comando substituir. Caso não limitemos esta seleção, corremos o risco de substituir dados em toda planilha e isto pode ser uma catástrofe. Depois de confirmar a substituição a lista de dados na coluna "Aprovação" aparecerá completamente preenchida com a palavra "Sim".

Veja  á figura 3:

Figura - 03

É isto ai. Missão cumprida. Agora imagine se esta lista tivesse 5.000 registros a serem atualizados desta forma e você tivesse que ir um a um manualmente corrigindo?

Existem combinações mais sofisticadas de utilizar o Substituir, mas prefiro deixar para uma outra oportunidade.

Valeu!

Excel 2007 - Super Dicas - Personalizar

Uma das tarefas mandatórias para se ganhar produtividade é personalizar sua área de trabalho. É como se você tivesse organizando a sua mesa de trabalho para quando precisar de uma ferramenta ela estiver ali disponível para ser rapidamente utilizada. O Excel 2007 permite você personalizar sua interface para destacar quais as ferramentas que você mais no dia a dia. cada um de nós tem uma necessidade pessoal e por esta razão precisamos personalizar.

Vamos lá: (Clique nas imagens para ampliá-las):

Na primeira figura você observa que existe uma área logo abaixo do Menu onde aparecem diversos ícones. Esta foi a forma que decidi personalizar o meu Excel, mas você pode fazer do jeito que quiser, inlusive a ordem dos ícones pode ser alterada.

Figura - 01

Agora naquele "botãozão" Office acesse o menu para personalizar a sua mesa de trabalho colocando as ferramentas em forma de ícones conforme desejar. na figura 2 abaixo você observa que após escolher a opção Personalizar aparece uma lista de Comandos do Excel. Incialmente aparecem somente os mais usados, mas você pode mudar esta limitação e escolher qualquer comando para personalizar o seu Excel.

Figura - 02

Na figura 3 após selecionar o comando "Calcular Agora" na lista de comandos disponíveis e clicar no botão "Adicionar" o comando pula para acoluna à direita aparecendo na última posição da lista. Esta posição pode ser mudada de acordo com a sua vontade para dar mais ou menos prioridade ao comando. Basta ir teclando as setas à direita da lista para que o comando mude de posição. Esta será a ordem que ele aparecerá na tela do seu Excel.

Figura - 03

Na próxima figura, você já vê o seu novo ícone aparecendo entre os ícones previamente selecionados.

Figura - 04

Note que o Excel também permite reposicionar todos este ícones para cima do Menu, caso seja sua preferência. Basta clicar o botão direito numa área vazia da barra de ferramentas ou numa seta preta que está ao lado da última ferramenta e escolher a opção "Mostrar acima da Faixa de Opções". Veja na figura 5 como isto é feito:

Figura - 05

E na figura 6 o resultado:

Figura - 06

Para reverter a situação clique no botão em forma de seta apontada para baixo que está ao lado das ferramentas e  opte por "Mostrar abaixo da Faixa de Opções". A barra vai aparecer abaixo do Menu, conforme desejado.

Pessoalmente eu prefiro trabalhar com a barra de ferramentas abaixo do Menu.

Vlw galera e até a próxima Super Dica...

Excel 2007 - Super Dicas - Filtros

Olá amiguinhos!

Agora uma Super Dica bem legal e extremamente útil. Aprenda como filtrar dados de uma tabela com um recurso rápido do Excel e muito útil quando se quer analisar apenas os dados de uma tabela que tenham determinadas características.

Siga a sequência:

Primeiro selecione qualquer célula da linha onde está o cabeçalho da tabela. Neste exemplo eu selecionei a célula C2. Depois no menu entre em Dados e por fim clique no ícone de filtros. Assim que concluir este comando aparecerão setas em todas as colunas de sua tabela que são as barras de seleção dos filtros que poderão ser aplicados.

Veja a figura 1 a seguir: (clique nas figuras para ampliar)

Figura - 01

Depois tecle em uma das setas de seleção para escolher o que quer filtrar. Neste exemplo eu escolhi a coluna de "Respostas" conforme aparece na figura 2 abaixo:

Figura - 02

Uma vez esclhida a coluna onde se quer fazer a seleção tire a seleção de tuto e mantenha somente a opção desejada. Neste exemplo eu selecionei apenas as respostas de número "1". Vejaa figura 3:

Figura - 03

Na figura 4 a seguir, você já consegue ver o resultado. Primeiro na coluna de respostas só aparecem os registros de número "1". Em seguida observe à esquerda que várias linhas estão ocultas, demonstrando que parte dos registros não estão expostos.

Figura - 04

Finalmente repita o processo na coluna "C" onde está a "Descrição da Pergunta", mas desta vez tire a seleção de células "Vazias". O resultado será uma lista reduzida e fácil de ser analisada. Muito rápido, fácil e útil.

Figura - 05

Assista a série de Video Aulas de Excel 2007 do Tio Ilmo

Excel 2007 - Super Dicas - O Poder do F5

Para quem não conhece ou pelo menos não usa com freqüência o comando F5 do Excel (Go to ou Vá Para) é muito útil em algumas situações comuns e incomuns do dia a dia. Vou exemplificar uma situação comum, pois será mais usada pela galera.

Imgine que você tem uma lista de dados e que nesta linha contenha várias linhas em branco e você queira deletá-las de uma única vez.

O F5 pode ser muito últil e rápido nesta tarefa.

Vejam as figuras a seguir: Obs. "Clique nas imagens para ampliá-las."

A primeira figura mostra uma tabela com uma lista, porém algumas linhas estão em branco sem informação. A idéia é esconder estas linhas todas de uma só vez usando o F5 para isto.

Figura - 01

Já a figura dois mostra uma janela que aparece assim que se tecla F5 (uma das teclas de função do seu teclado)

Figura - 02

Após selecionar a coluna "C" da planilha acione o F5 e conforme demonstrado na figura 2 acima tecle no botão "Especial". A tela abaixo irá aparecer. Selecione a opção em branco e veja o efeito na próxima figura.

Fugura - 03

A figura 4 já mostra que após acionado o F5 com a opção "em branco" o Excel passou a selecionar somente as linha que tinham na coluna "C" os dados em branco.

Figura - 04

Na barra "Início" escolha o botão "Formatar", seguido a opção "Ocultar e Reexibir" e depois escolha "Ocultar Linhas". Veja as indicações na figura 5 logo abaixo:

Figura - 05

E agora o "Grand Finale". Em poucos cliques você ocultou todas as linhas que não continham dados na coluna "C". Funciona parecido com os fantásticos Filtros do Excel.

Figura - 06

Esta técnica resolve um grande problema em segundos.

Boa sorte pessoal.

Tio Ilmo

Excel 2007 - Super Dicas - Colar Especial

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Para os usuários de nível intermediário o Coar Especial é indispensável. Ele oferece várias possibilidades que vão desde copiar apenas formatos, apenas valores, apenas fórmulas, etc...

Isto é bastante útil, pois às vezes os dados que queremos copiar para uma determinada área não estão formatados e o destino tem formatos que queremos manter. Neste caso usa-se o colar especial fórmulas ou números. No caso de colar fórmulas serão copiados dados e fórmulas e números apenas os dados.

Outro caso é colar apenas os formatos de uma área de origem para uma área que tenha dados sem formatação, os quais queremos manter inalterados.

Siga estes dois exemplos no tutorial a seguir: (clique nas imagens para ampliar)

Na figura 1 abaixo copiar apenas os dados do rascunho para o pedido oficial. Primeiro selecione toda a área de dados do rascunho e copie.

Figura - 01

Na figura 2 abaixo está destacada a área selecionada e indicado onde está o comando copiar.

Figura - 02

Na figura 3 abaixo está sinalizada a área destino. Note que o Menu suspenso aparece assim que optamos por colar especial. Na tela é possível ver várias opções. Neste caso, vamos optar por fórmulas, visto que queremos mander dados e fórmulas sem destruir a formatação da área de destino.

Figura - 03

Na figura 4 observa-se que o resultado foi alteração dos dados da área destino vindos do rascunho e preservação da formatação. Note que as fórmulas também foram preservadas.

Figura - 04

Na figura 5 abaixo está demonstrada a área de origem selecionada do pedido oficial, da qual vamos copiar apenas os formatos e colar especial na área destino que é o rascunho.

Figura - 05

Para finalziar o exercício, veja como ficou a área de rascunho após este colar especial de formatos. Os dados foram preservados e os formatos foram copiados.

Figura -06

Esta foi mais uma Super Dica do Tio Ilmo.

Vlw