Excel 2007 - Super Dicas - SomaSe (Muito além do básico)

Muitos de vocês já devem ter usado o SOMASE do Excel em seus trabalhos, entretando creio que poucos andaram um milha extra com esta função. O que eu quero dizer com andar uma milha extra, é sair da caixinha e usar as funções básicas do Excel com maestria. Ao usar de forma inteligente e produtiva qualquer função do Excel, vai diferenciar o usuário mediano do usuário avançado.

Alguns pensam que para ser usuário avançado, basta dominar VBA e Macros. Estes eu chamaria de técnicos ou programadores.

Eu penso que na Super Dica de hoje você vai aprender uma das inúmeras técnicas que somente andando a milha extra o credenciará a ser um usuário realmente avançado.

Vamos começar pelo básico:

Na figura 1 você nota o uso básico, porém muito útil do SOMASE:

Figura - 01

Analise cuidadosamente a sintaxe da função SOMASE. Note que ela usa uma variável (no exemplo a Categoria) para fazer um resumo do estoque de peças "fantasiosas" de automóveis. Quem já não foi ao mecânico e se sentiu com cara de conteúdo quando ele tentou explicar o problema do seu carro?

Voltando ao exercício...

Apenas explicando cada parte da função:
Primeiro você coloca o intervalo onde se encontram as variáveis que se quer somar. Neste exemplo é a coluna da tabela onde se encontram as categorias A,B,C e D.
Segundo, vem o critério que é a Categoria que se quer somar.
Terceiro o intervalo onde estão os valores a serem somados. Neste caso o valor do estoque.

A função chamase SOMASE porque ela só soma os dados que se enquadram no critério selecionado.

Na figura 2 abaixo apenas estou demonstrando que é necessário fazer uma soma dos resumos por categoria para verificar se o total amarra com o total da tabela. Sempre faça esta checagem nos seus resumos.

Fugura - 02

Agora nós vamos andar a tal da Milha Extra. Para começar note que criei uma coluna para identificar quais produtos tem seus estoques menores do que dois meses de vendas. Usei a fórmula condicional SE já explicada em uma das video-aulas do curso de Excel do Tio Ilmo.

Na coluna "Cobertura" à esquerda da coluna "Em Risco" aparece uma conta simples que mostra para quantos meses de vendas o estoque é suficiente. Todos os estoques que tiverem um índice menor do que 2 (dois) aparecerá como "Sim" na coluna "Em Risco". O que quero dizer é que o estoque está muito baixo e precisamos comprar mais produtos para repor.
Veja isto na figura 3 a seguir:

Figura - 03

Agora vamos mostrar o segredo para usar o SOMASE de forma profissional.

Observe na figura 4 a seguir que criei uma coluna chamada "Chave". Nesta coluna coloquei uma função de texto para concatenar a informação da coluna "Categoria" com a informação da coluna "Em Risco" formando uma nova informação que será a chave para o outro resumo que criaremos para o SOMASE.

Figura - 04

Para finalizar observe na figura 5 o segundo resumo que fizemos usando o SOMASE, só que agora o resultado será quanto do meu estoque em cada categoria está em risco de acabar em menos de dois meses.

Figura - 05

Tudo o que fizemos, foi criar uma condição onde possamos ler uma informação que não estava disponível na tabela original de nossos estoques. Isto é o que chamo de andar uma milha extra. Muitas pessoas por não usarem uma técnica simples com esta sofrem somando manualmente todas as informações que atendem esta demanda olhando diretamente na tabela. Numa lista de 20 itens isto pode ser fácil, mas imagine que a tabela tenha mais de 30.000 itens.

Agora que você andou esta milha extra, faça novos exercícios com situações do seu dia a dia.

Para baixar o arquivo usado neste exercício, siga o link:

SOMASE

Abraços e até a próxima Super Dica do Tio Ilmo