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quinta-feira, 24 de junho de 2010

Excel 2007 - Super Dicas - Função PROCV





O dia da tão esperada Super Dica sobre a função PROCV do Excel chegou. E faço questão de fazer um exercício um pouco além do básico para que você se torne um verdadeiro profissional quando for usar esta função.

O exercício que proponho é buscar numa lista de mais de 5.500 cidades do Brasil a população de algumas cidades de determinadas Unidades da Federação. Mas um requinte de crueldade foi colocado neste exercício. Selecionei propositadamente cidades cujo nome é encontrado em duas ou mais Unidades da Federação dentro da tabela de dados. Como que o PROCV vai resolver isto? Vamos ao exercício ...

Primeiro vou explicar as variáveis que são usadas nesta função. Veja a imagem abaixo para facilitar o entendimento:
Figura - 01

=PROCV(J2;$D$6:$E$5570;2;FALSO)

No nosso exercício queremos buscar a População da Cidade Bonito da Unidade da Federação BA.

A primeira variável na função que está na célula J2 é o que queremos procurar. No caso o nome da cidade "Bonito".

A segunda variável é colocada toda a área da Base de Dados começando pela coluna onde se encontram os nomes das cidades e terminando na coluna onde se encontra o total da População das cidades.

Note que é muito importante que a informação que temos disponível, que é o nome da Cidade "Bonito" deva estar posicionada na tabela de dados numa coluna antes da informação que queremos buscar que é a População. Este fator é determinante para a função PROCV funcionar corretamente.

A próxima variável é indicar em qual coluna a partir da primeira coluna da área selecionada na Tabela de Dados está a informação a ser buscada. No nosso exemplo como a área selecionada começa na coluna "D" e termina na coluna "E", como a coluna "E" onde está a População é a segunda coluna neste intervalo devemos colocar o número "2".

Por fim a última variável (FALSO) é um padrão que o Excel usa para caso não encontre a informação em toda a tabela retorne um sinal de ERRO ($N/D). Se esta variável não for colocada o Excel retornará a última informação da tabela e isto não é bom, pois o resultado da busca estará errado. Nunca esqueça de colocar FALSO na última variável da função PROCV.

Se você comparar o resultado obtido com a função PROCV com o dado da tabela, verá que ele está errado conforme mostra a Figura 1 acima.

Ele retornou uma poplação de 12.013 pessoas quando deveriam ser 14.326 pessoas.

Isto ocorreu, por que o EXCEL retorna a primeira informação que ele encontrar na tabela de dados que atenda o que estamos buscando. No caso assim que ele encontrou a primeira cidade como o nome "Bonito" na tabela ele pegou a População e alimentou como resultado. O problema é que na nossa tabela, a primeira cidade Bonito que aparece é localizada na UF PA e não BA, como desejamos. Como resolvemos isto?

Criando uma variável composta pelas duas informações UF e Cidade. Para isto, precisamos acrescentar na nossa tabela uma coluna que contenha estas duas variáveis concatenadas em uma única célula.
Para concatenar textos contidos em duas células distintas se usa o símbolo "&". Como vamos fazer uma fórmula não esqueça de colocar o sinal de "=" antes de começar a função.

Na célula A720 da tabela foi colocada a função =B720&E720 para juntar as duas informações formando assim uma nova variável.

Veja a figura abaixo:



Agora temos na coluna A (que foi inserida na planilha apenas para criar esta nova informação), a junção de duas informações, a UF e a Cidade numa única célula para cada linha da tabela. A cidade Bonito agora tem um prefixo para as 4 Unidades da Federação que tem uma cidade de mesmo nome. Assim temos uma informação distinta para cada Ciadade de mesmo nome. A informação que queremos buscar agora é "BABonito".

Agora ao invés de buscarmos apenas o nome da cidade vamos mudar a nossa função para buscar o nome e o prefixo que é a Unidade da Federação. Veja como isto fica na função PROCV:

=PROCV(H2&I2;$A$6:$F$5570;6;FALSO)

A primeira variável que indica o que queremos buscar agora é composta de duas células H2 e I2. Veja que usamos o sinal "&" para que dentro da função façamos algo similar ao que fizemos na tabela. Se em H2 está o nome da UF e em I2 o nome da cidade temos "BABonito", certo?

Agora como esta informação está na coluna A da tabela, temos que ajustar a área de Dados para: A6:F5570

Note que na função PROCV usamos o símbolo de "$" para fixar as células nesta posição, pois esta mesma área vale para as quatro cidades que vamos procurar ficando assim:
$A$6:$F$5570

Esta fixação é muito importante, pois quando você faz uma fórmula e quer copiá-la para outras células cuja área não pode ser mudada, caso esqueça deste detalhe os resultados ficarão errados. Muita atenção com isto!!!
Note também que mudamos a coluna de busca de 2 para 6, pois agora nossa área começa na coluna A e a População se encontra na coluna F que é a sexta coluna da área procurada.

Pronto! Agora as respostas estão corretas, basta conferir na tabela que você vai notar que a população da cidade Bonito da Unidade da Federação BA é :

14.326 pessoas.



Espero ter ajudado vocês a compreenderem o uso desta importante função PROCV do Excel 2007.

Veja também as outras Super Dicas de Excel 2007.

Obs: As informações obtidas nesta tabela foram baixadas do Site do IBGE que oferece livre acesso para isto.

Assista a série de Video Aulas de Excel 2007 do Tio Ilmo

Um comentário:

Paulo Paiva disse...

Muito bom o tutorial. Me ajudou bastante. Obrigado!